CAMBIO DE COLOR SEGÚN VALOR DE LA CELDA

Cuando tenemos una hoja de Excel con muchos datos y deseamos resaltar con un color diferente  aquellas celdas que cumplen con cierto criterio, podemos utilizar el formato condicional para cambiar el color de la celda. Las funciones de Excel fueron creadas para trabajar con los datos contenidos en las celdas y no con la apariencia de las mismas. Para manipular la apariencia de una celda es necesario utilizar el formato condicional.
Comenzaremos por analizar una situación en la que debemos cambiar el color de una celda de acuerdo a su propio valor y en la segunda parte del artículo veremos algunos ejemplos de cómo hacer el cambio según el valor de otra celda.

Cambiar el color de una celda según su valor

Excel nos provee de varias opciones para cambiar el color de una celda según su valor y dichas opciones las encontramos en Inicio > Estilos > Formato condicional > Resaltar reglas de celdas:

Cada una de estas opciones nos permitirá cambiar el color de una celda cuyo valor cumpla con el criterio establecido. Las opciones de menú mostradas en la imagen anterior son las siguientes:

• Es mayor que: Cambiará el color de las celdas que tengan un valor mayor que el especificado.
• Es menor que: Si las celdas tienen un valor menor que el indicado, entonces se cambiará su color.
• Entre: Nos permite definir un rango y todas las celdas cuyo valor esté dentro de los límites establecidos cambiará de color.
• Es igual a: Solo cambian de color aquellas celdas que son exactamente iguales al valor especificado.
• Texto que contiene: Si tenemos celdas con texto, esta opción nos permitirá comparar su valor con otra cadena de texto y si son iguales habrá un cambio de color.
• Una fecha: Al trabajar con fechas frecuentemente necesitaremos cambiar su color si cumplen con el criterio especificado.
• Duplicar valores: Resalta con un color diferente las celdas que tienen valor duplicados o valores únicos.

Hagamos algunos ejemplos para comprender el funcionamiento de estas opciones de formato condicional. Supongamos una lista con números aleatorios donde deseo cambiar el color de las celdas que sean mayores a 70. Comienzo por seleccionar el rango de celdas A2:A16 y posteriormente la opción Inicio > Estilos > Formato condicional > Resaltar reglas de celdas > Es mayor que.


Si en lugar de tener valores numéricos tenemos fechas, entonces podemos utilizar la opción. Una fecha la cual nos permitirá elegir diferentes alternativas para cambiar el color de una celda especificando una condición para la fecha de hoy, ayer, la semana pasada, el mes pasado, etc.

Cambiar el color de una celda según el valor de otra

Tenemos una idea más clara sobre cómo cambiar el color de una celda según su valor pero ahora analizaremos la situación donde necesitamos condicionar el cambio al valor de otra celda. En este caso no podemos utilizar las opciones mostradas anteriormente sino que debemos crear nuestra propia regla con una fórmula haciendo referencia al valor contenido en la otra celda.


Es así como a través de una fórmula de Excel podemos cambiar el color de una celda según el valor de otra celda. Ya que dicha fórmula es como cualquier otra en Excel, podemos utilizar funciones para indicar la condición que deseamos que se cumpla.


La fórmula indicada en nuestra regla de formato condicional puede ser tan compleja como lo necesitemos y el formato será aplicado a las celdas que cumplan con la condición establecida.

Mostrar u ocultar valores cero

Mostrar u ocultar todos los valores cero en una hoja de cálculo

1. Haga clic en el botón de Microsoft Office , haga clic en Opciones de Excel y, luego, haga clic en la categoría Opciones avanzadas.
2. En Mostrar opciones para esta hoja, seleccione una hoja de cálculo y, a continuación, siga uno de los procedimientos siguientes:
   
   • Para mostrar valores cero (0) en celdas, active la casilla Mostrar un cero en celdas que tienen un valor cero.
   • Para mostrar valores cero como celdas en blanco, desactive la casilla Mostrar un cero en celdas que tienen un valor cero.

   

Usar un formato de número para ocultar los valores cero en las celdas seleccionadas

Siga estos pasos para ocultar valores cero en celdas seleccionadas. Si el valor de una de estas celdas cambia a un valor distinto de cero, el formato del valor será similar al formato de número general.

1. Seleccione las celdas que contengan los valores cero (0) que se desee ocultar.
2. En la pestaña Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Formato y luego en Formato de celdas.
3. En la lista Categoría, haga clic en Personalizar.
4. En el cuadro Tipo, escriba 0;-0;;@.

Nota: 

• Los valores ocultos solo aparecen en la barra de fórmulas —o en la celda si edita dentro de la celda— y no se imprimen.
• En la pestaña Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Formato y luego en Formato de celdas.
• Para mostrar los valores ocultos nuevamente, seleccione las celdas y, luego, en la pestaña Inicio, en el grupo Celdas, seleccione Formato y haga clic en Formato de celdas. En la lista Categoría, haga clic en General para aplicar el formato de número predeterminado. Para volver a mostrar una fecha o una hora, seleccione el formato de fecha u hora correspondiente en la pestaña Número.

   

Usar un formato condicional para ocultar los valores cero devueltos por una fórmula

1. Seleccione la celda que contenga el valor cero (0).
2. En la pestaña Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha situada junto a Formato condicional, seleccione Resaltar reglas de celdas y, luego, haga clic en Igual que.
3. En el cuadro de la izquierda, escriba 0.
4. En el cuadro de la derecha, seleccione Formato personalizado.
5. En el cuadro de diálogo Formato de celdas, haga clic en la pestaña Fuente.
6. En el cuadro Color, seleccione blanco.

    

Usar una fórmula para mostrar ceros como espacios o guiones

Para realizar esta tarea, use la función SI.

1. Seleccione el ejemplo de este artículo.

Importante: No seleccione los encabezados de columna o de fila.

1. Presione CTRL+C.
2. En Excel, cree un libro o una hoja de cálculo en blanco.
3. En la hoja de cálculo, seleccione la celda A1 y presione CTRL+V.

Importante: Para que el ejemplo funcione correctamente, debe pegarlo en la celda A1 de la hoja de cálculo.

1. Para cambiar entre la visualización de resultados y la de las fórmulas que devuelven los resultados, pulse ALT+º (ordinal masculino) o, en la pestaña Fórmulas, en el grupo Auditoría de fórmulas, haga clic en el botón Mostrar fórmulas.

      

Ocultar los valores cero en un informe de tabla dinámica

1. Haga clic en el informe de tabla dinámica.
2. En la pestaña Opciones, en el grupo Opciones de tabla dinámica, haga clic en la flecha junto a Opciones y, a continuación, en Opciones.
3. Haga clic en la pestaña Diseño y formato y siga uno o varios de los procedimientos siguientes:
   Cambiar el modo en que se muestran los errores    Active la casilla Para valores erróneos, mostrar debajo de Formato. En el cuadro, escriba el valor que desee mostrar en lugar de los errores. Para mostrar errores como celdas en blanco, elimine todos los caracteres del cuadro.
   Cambiar el modo en que se muestran las celdas vacías    Active la casilla Para celdas vacías, mostrar. En el cuadro, escriba el valor que desea mostrar en las celdas vacías. Para mostrar celdas en blanco, elimine todos los caracteres del cuadro. Para mostrar ceros, desactive la casilla.

Girar o inclinar texto en Excel

 Los títulos de una tabla son demasiado anchos y podrías hacer una rotación del texto para desplegarlos mejor. Puedes rotar el texto de una celda de manera ascendente, descendente o de manera vertical.
Para rotar el texto de una celda debes seleccionar la celda a la que se aplicará el formato y oprimir el botón de Orientación que se encuentra en la ficha Inicio dentro del grupo Alineación. El botón desplegará una lista de opciones:

Al hacer clic sobre la opción deseada Excel aplicará el formato correspondiente.

Especificar el ángulo de rotación del texto :Aunque en la mayoría de los casos las opciones del botón Orientación serán suficientes también existe la posibilidad de especificar un ángulo de rotación específico. Para ello puedes seleccionar la opción Formato de alineación de celdas dentro del menú del botón Orientación y se mostrará el cuadro de diálogo Formato de celdas.

En la parte derecha del cuadro de diálogo se muestra la caja de configuración de grados. Puedes hacer clic y arrastrar la línea que aparece como manecilla de reloj o simplemente especificar directamente el número de grados en la caja de texto.

Cambio de fila o columna Excel

Si los datos están en columnas o en filas, pero desea reorganizarlos en cambio en filas o columnas, puede transponer los datos rápidamente de una ubicación a otra.

como por ejemplo el gráfico de arriba.
En la hoja de cálculo, haga lo siguiente:

• Para reorganizar los datos de las columnas en filas, seleccione las celdas de las columnas que contengan los datos.
• Para reorganizar los datos de las filas en columnas, seleccione las celdas de las filas que contengan los datos.

En la pestaña Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Copiar

1. Método abreviado de teclado para copiar los datos seleccionados, también puede presionar CTRL+C.
2. Nota: Sólo puede usar el comando Copiar para reorganizar los datos. Para completar este procedimiento correctamente, no use el comando Cortar .
3. En la hoja de cálculo, seleccione la primera celda de las filas o columnas de destino en las que desee reorganizar los datos copiados.
   Nota: Las áreas seleccionadas para copiar y las áreas seleccionadas para pegar no se pueden superponer. Asegúrese de que selecciona una celda en un área seleccionada para pegar que entre dentro del área desde la que copió los datos.
4. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en la flecha situada debajo de Pegar y, a continuación, haga clic en Transponer.
5. Cuando los datos se transpongan correctamente, puede eliminar los datos del área de copia.
6. Sugerencia: Si las celdas que transpone contienen fórmulas, éstas también se transponen y las referencias de las celdas a los datos de las celdas transpuestas se ajustan automáticamente. Para asegurarse de que las fórmulas continúan haciendo referencia correctamente a los datos de las celdas que no se transponen, use referencias absolutas en las fórmulas antes de transponerlas.

Función Buscar V

Las funciones buscar V constan de:

Hacer una búsqueda de un elemento concreto dentro de una tabla y una vez encontrado nos devuelve otros elementos asociados al mismo.

Requiere escribir esta función : = BUSCARV (valor buscado; tabla de búsqueda; columna de búsqueda; ¿tabla ordenada?)


Todo comienza con un elemento buscado
Puede ser un código de producto, de cliente, un nombre de proveedor, un N° de reclamo, etc
La función BUSCARV siempre entra de forma vertical por la primer columna de la tabla,
y cuando encuentra el elemento buscado se mueve de forma horizontal al N° de columna indicado
El N° de columna es la columna que contiene la información requerida para el elemento buscado
(en nuestro ejemplo el nombre de producto y el stock del mismo)
El N° de columna hace referencia al N° de columna de la tabla no de la hoja!
Respecto del último argumento siempre conviene poner FALSO
FALSO indica que la tabla puede no estar ordenada
Si lo omitimos y la tabla está desordenada podemos tener un resultado incorrecto
Para mayor seguridad siempre poner FALSO
Si la función BUSCARV no encuentra lo que busca devuelve el error #N/A
Para evitar el error #N/A podemos anteponer la función SI.ERROR que explicaremos + adelante